Privacyverklaring

Privacyverklaring Powerweekend Soest

Stichting trekkerdag verwerkt persoonsgegevens via de volgende URLs:

  • www.powerweekendsoest.nl
  • www.trekkerdag.nl

Wij verzamelen zo min mogelijk gegevens van je. Toch is dat soms nodig, bijvoorbeeld om je in te kunnen schrijven als deelnemer of omdat je ons een vraag stelt via het contactformulier. De stichting behandelt je gegevens zorgvuldig en zorgt ervoor dat je privacy gewaarborgd blijft. Wij hanteren hiervoor 5 uitgangspunten:

  1. Wij verwerken je persoonlijke gegevens volgens de AVG / GDPR;
  2. Wij maken geen gebruik van cookies, trackers, tracking pixels;
  3. Wij gebruiken je persoonlijke gegevens alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden;
  4. Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is;
  5. Wij delen je persoonlijke gegevens nooit zonder toestemming of gegronde reden met andere partijen;

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om jouw aanmelding voor deelname te kunnen verwerken, hebben we de volgende persoonsgegevens van je nodig.

Naam, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres
Je naam wordt opgeslagen zodat we je kunnen aanspreken bij je naam. Je woonplaats is van belang om onderscheid te maken indien iemand anders meedoet met dezelfde naam. Alleen deze eerste twee worden gedeeld met de medewerkers van ons evenement, bijvoorbeeld voor het opstellen van de startlijsten. Je naam en woonplaats worden in de uitslagen gepubliceerd op onze website. De overige persoonsgegevens zijn alleen beschikbaar voor de organisatie. Zo hebben we je telefoonnummer nodig om  tijdens het evenement snel contact met je kunnen opnemen als dat nodig is. Je e-mail adres hebben nodig om met je te kunnen communiceren over het evenement (bijvoorbeeld: programma aanpassingen, afgelastingen of bij vragen over je aanmelding). Ook kunnen we je na het evenement e-mail sturen over toekomstige evenementen. Uiteraard heb je de optie om je hiervoor uit te schrijven.

Om je in te kunnen schrijven als sponsor of ‘vriend van’, hebben we de volgende persoonsgegevens van je nodig.

Bedrijfsinformatie, naam contact persoon, telefoonnummer, adresgegevens, e-mail adres
Om de sponsoring in te kunnen schrijven hebben wij je bedrijfsnaam, vestigingsadres en website URL nodig. Deze informatie publiceren wij ook op onze websites. Voor het onderhouden van contact kunnen wij met de contactpersoon communiceren via post, telefoon en e-mail. Deze informatie publiceren wij uiteraard niet op onze websites.

Om jouw aanmelding als medewerker te kunnen verwerken, hebben we de volgende persoonsgegevens van je nodig.

Naam, telefoonnummer en e-mail adres
Je naam wordt opgeslagen zodat we je kunnen aanspreken bij je naam. Je telefoonnummer hebben we nodig om  tijdens het evenement snel contact met je kunnen opnemen als dat nodig is en wij voegen je nummer toe in de medewerkers whatsapp groep. Je e-mail adres hebben nodig om met je te kunnen communiceren over het evenement (bijvoorbeeld: programma aanpassingen, werkroosters en afgelastingen). Ook kunnen we je na het evenement e-mail sturen over toekomstige evenementen. Uiteraard heb je de optie om je hiervoor uit te schrijven.

Betaalgegevens
We slaan betaalgegevens – zoals je rekeningnummer en je naam als rekeninghouder – op na een online betaling. Voor de verwerking van je betalingen werken wij met een derde partij in.

Samenwerking met andere organisaties

Wij werken samen met geselecteerde externe dienstverleners. Zo werken wij met Mollie samen voor de afhandeling van onze online betalingen en hebben wij de hosting van onze online diensten (website en e-mail) ondergebracht bij TransIP. Voor het beheer en onderhoud van onze sponsoren- en deelnemerslijst werken wij met Google docs. Medewerkers communiceren via een Whatsapp groep, Whatsapp is eigendom van Facebook. Op de websites van deze partijen vind je ook hun privacyverklaringen voor meer informatie.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens natuurlijk niet zonder achterliggende redenen, maar hebben ze nodig voor:

  • het verwerken van je inschrijving als deelnemer voor onze evenementen;
  • het onderhouden van lijsten van deelnemers, sponsoren en medewerkers;
  • het opstellen van roosters voor de inzet van medewerkers;
  • het opstellen van deelnemerslijsten en uitslagen van evenementen;
  • het opnemen van contact, bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt gesteld;
  • het toevoegen van je telefoonnummer aan de Whatsapp groep (alleen medewerkers).

Wij zullen je persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan degene die hierboven besproken zijn, tenzij je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Beveiliging

Wij nemen strenge beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot je persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot je gegevens, dat de toegang tot je gegevens afgeschermd is en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast maken wij gebruik van SSL/TLS-versleuteling voor een veilige overdracht van je gegevens en je communicatie met ons.

Websites van derden

Onze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van anderen waar wij naartoe linken vanuit onder andere onze sponsorenlijst. Kom je via zo’n link op een andere website, vergeet dan niet om goed hun privacy- en cookieverklaring door te lezen voordat je jouw persoonsgegevens deelt.

Jouw privacyrechten

Als bezoeker van onze website of ons evenement, als deelnemer of als medewerker heb je enkele handige privacyrechten tot je beschikking. Zo kan je ons vragen om inzage in of correctie, verplaatsing of verwijdering van je persoonsgegevens. Daarnaast is het mogelijk om te vragen verdere verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk stil te zetten of zelfs hiertegen bezwaar te maken.

Wil je deze rechten inzetten of er meer over weten, neem dan contact met ons op via het contactformulier of stuur een e-mail naar info@powerweekendsoest.nl. Het is ook mogelijk om contact met ons op te nemen wanneer je niet één van je privacyrechten wil uitoefenen, maar een klacht wil indienen over iets waar je niet tevreden over bent. Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens aan te kloppen, de Nederlandse waakhond van de privacywetgeving.

Contactgegevens

Mocht je na het lezen van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact met ons op via de contactgegevens aan de rechterzijde (onder ons logo). Door nieuwe wetgeving of andere omstandigheden zullen wij onze privacyverklaring zo nu en dan aanpassen. Deze pagina toont altijd de laatste versie. De laatste wijziging heeft plaatsgevonden op 14 maart 2020.